Rolle: Administrator

Nach dem Einloggen in die heatfolio werden Sie zum Dashboard der Anwendung weitergeleitet, das die aktuellsten und relevantesten Daten für den angezeigten Zeitraum enthält.

Der aktuelle und prognostizierte Status von Projekten kann schnell durchgeblättert werden, indem man zum Dashboard (dem ersten Eintrag im Menü) navigiert und den Abschnitt „Projektportfolio“ durchsucht.

Sie können in Ihrem Arbeitsbereich auf der Seite „Projekte“ (der zweite Eintrag im Menü) ein neues Projekt hinzufügen, indem Sie oben rechts auf „Projekt hinzufügen“ klicken.

Die gesamte Liste der Projekte kann auf der Seite „Projekte“ (der zweite Punkt im Menü) durchsucht werden. Dazu gehören aktive, abgeschlossene, ausstehende oder archivierte Projekte.

Daten zu einem Projekt können nur bearbeitet werden, wenn sie Ihnen als Projektleiter zugeordnet sind oder wenn Sie Arbeitsbereichsadministrator sind.

Projekte innerhalb von heatfolio können einen unterschiedlichen Stand aufweisen, jedoch immer nur einen zur gleichen Zeit. Insgesamt gibt es vier Projektstände: aktiv, ausstehend, abgeschlossen und archiviert.

Diese Funktion ist verfügbar, wenn in Ihrem Arbeitsbereich die Einstellung „Manuelle Genehmigung von Projekten“ aktiviert ist.

Projekte können abgeschlossen werden, indem Sie das Kontrollkästchen „Abgeschlossen“ in der Projektbearbeitungsansicht aktivieren oder ihren aktuellen Status als „Abgeschlossen“ melden.

Projekte können archiviert werden, indem Sie das Kontrollkästchen „Archiviert“ in der Projektbearbeitungsansicht aktivieren.

Die Projektabschlussrate ist die Einschätzung des Projektleiters, wie sich das Projekt entwickelt und seine Ziele bis zum Abschluss erreicht.

Sie können einem anderen Benutzer Einsicht in ein von Ihnen verwaltetes Projekt und seine Statusberichte gestatten, indem Sie ihn als Projektbetrachter auf der Detailseite eines Projekts hinzufügen.

Der aktuelle Status bezieht sich immer auf den am Ende des Vormonats in einer Berichtsperiode erfassten Status.

Der prognostizierte Status bezieht sich auf den Fortschritt eines Projekts vom Beginn des laufenden Monats bis zum Zeitpunkt des Statusberichts.

Für ein Projekt kann einmal pro Berichtsperiode ein Statusbericht gemeldet werden, wenn Sie dem Projekt als Projektleiter zugeordnet sind.

Ein Statusbericht kann für ein Projekt nur im Berichtszeitraum bearbeitet werden und nur, wenn Sie dem Projekt als Projektmanager zugeordnet sind.

Wenn Sie den Status eines Projekts melden, müssen Sie sowohl in der Phase „Aktueller Status“ als auch in der Phase „Prognostizierter Status“ aus mehreren Optionen auswählen. Diese haben folgende Bedeutungen:

Das Portfolioreporting kann sich auf zwei Perioden konzentrieren: die aktuelle Periode, die sich auf den gesamten Status bezieht, den ein Projekt am Ende des Vormonats registriert hat (aktueller Status), und die prognostizierte Periode, die es einem Projektleiter ermöglicht, seine Statuseinschätzung [...]

Der Heatmap-Bericht stellt alle aktiven Projekte eines ausgewählten Zeitraums und die dazugehörigen Statusberichte der drei vorangehenden Monate vor, einschließlich des vorhergesagten Status für den laufenden Monat.

Die Suche im Heatmap-Bericht kann über das Suchfeld oben rechts auf der Seite erfolgen.

Das Zurückgehen in die Vergangenheit, um nach früheren Statusberichten (z.B. von vor 6 Monaten) zu suchen, kann einfach über die Filteroptionen im oberen rechten Teil des Bildschirms erfolgen.

Der Monatsbericht stellt alle aktiven Projekte in einem ausgewählten Zeitraum und die dazugehörigen Informationen sowie den letzten Statusbericht dar.

Das Zurückgehen in die Vergangenheit, um nach früheren Statusberichten (z.B. von vor 6 Monaten) zu suchen, kann einfach über die Filteroptionen im oberen rechten Teil des Bildschirms erfolgen.

Ihr Profil kann über die Option „Einstellungen“ (letzter Eintrag im Menü) geändert werden, indem Sie auf den Link „Profil“ klicken.

Wenn Sie Ihr Kontopasswort vergessen haben, können Sie es über den Anmeldebildschirm zurücksetzen lassen.

Verschiedene Optionen wie ein fester Berichtszeitraum, manuelle Genehmigung und Abschluss von Projekten oder die Änderung Ihres Arbeitsbereichslogos können über die Arbeitsbereichseinstellungen eingestellt werden.

Benutzerdefinierte Projektfelder können in Ihrem Arbeitsbereich definiert werden, um die Informationen, die Projekte definieren, zu gestalten. Dies können inhaltliche, zeitliche oder finanzielle Daten sein, die alle über die Arbeitsbereichseinstellungen konfiguriert werden können.

In heatfolio können Sie Ihre gesamte Organisation gestalten und die Abteilungen hinzufügen, in die Ihr Arbeitsbereich strukturiert werden soll.

In heatfolio können Sie Ihre gesamte Organisation gestalten und alle Kollegen einladen, die am Portfolio-Reporting-Prozess beteiligt sind.

Mit heatfolio können Sie den Benutzern in Ihrem Arbeitsbereich verschiedene Rollen zuweisen, die alle unterschiedliche Berechtigungen für den Zugriff auf die Projekte oder Berichtehaben.

Wenn Sie die verfügbaren Informationen in eine PDF-Datei exportieren möchten, können Sie dieses Dokument aus der Exportmöglichkeit im oberen rechten Teil des Bildschirms generieren.

Wenn Sie die verfügbaren Informationen in eine PDF-Datei exportieren möchten, können Sie dieses Dokument aus der Exportmöglichkeit im oberen rechten Teil des Bildschirms generieren.

Sie können Verantwortung delegieren und anderen Benutzern Zugriff auf ein Projekt als Projektstellvertreter geben, damit diese Benutzer ebenfalls über das Projekt berichten und Sie in Ihrer Rolle als Projektmanager unterstützen können.